Politique de confidentialité
La présente politique explique comment VIF recueille, utilise, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de l'utilisation de son site Web, de son application et de ses services liés aux événements.
VIF est exploité par Abel Boris.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels pour VIF est :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : Boristahaservices@gmail.com
Toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte concernant des renseignements personnels peut être transmise à cette adresse courriel.
2. Renseignements que VIF peut recueillir
Compte organisateur
Lorsqu'un organisateur crée un compte, VIF peut recueillir notamment :
- le prénom;
- l'adresse courriel;
- les informations nécessaires à l'authentification;
- la date de création et de mise à jour du compte;
- le statut du compte.
Les mots de passe ne sont pas conservés en clair. VIF conserve une empreinte cryptographique du mot de passe.
Informations relatives aux événements
Lors de la création et de la gestion d'un événement, VIF peut notamment conserver :
- le nom et le type de l'événement;
- la date de l'événement;
- les noms de personnes célébrées, lorsque renseignés;
- le nombre prévu de participants;
- les préférences et options choisies pour l'événement;
- le code unique associé à l'événement;
- les dates et informations liées au cycle de vie de l'événement.
Participants
Lorsqu'une personne participe à un événement VIF, les renseignements suivants peuvent notamment être enregistrés :
- le nom d'affichage ou pseudonyme choisi;
- un identifiant technique unique de participant;
- le rôle de participant;
- la progression dans les missions;
- le pointage;
- les missions terminées ou remplacées;
- les dates et heures liées à la participation et à l'activité.
Photos et contenus liés à l'événement
Lorsque cette fonction est utilisée, VIF peut recevoir et conserver :
- les photos téléversées par les participants;
- les miniatures générées à partir de ces photos;
- des renseignements techniques sur les fichiers, comme leurs dimensions et leur taille;
- les réactions associées aux photos;
- les signalements de contenu et leurs motifs;
- les cartes de partage générées par VIF.
Les photos peuvent représenter des personnes et constituer des renseignements personnels. L'organisateur doit s'assurer qu'il est autorisé à organiser la collecte et le partage de photos dans le contexte de son événement et doit informer adéquatement ses invités.
Contrat et paiements
Pour établir et conserver la preuve d’un contrat, transmettre les confirmations contractuelles et suivre un paiement, VIF peut notamment conserver :
- le nom complet du contractant et l’adresse postale fournis pour le contrat;
- le montant et la devise applicables;
- le statut et la date du paiement, lorsqu’il y a lieu;
- les versions des documents juridiques acceptés ainsi que les dates liées à l’acceptation et à l’envoi de la confirmation contractuelle;
- les identifiants techniques fournis par le prestataire de paiement, lorsqu’il y a lieu.
Les paiements électroniques sont traités par un prestataire de paiement externe, notamment Stripe. VIF ne conserve pas directement les données complètes de la carte bancaire du client.
Données techniques et de sécurité
Certaines informations techniques sont utilisées afin d'assurer le fonctionnement et la sécurité de VIF.
L'adresse IP peut notamment être utilisée pour limiter les tentatives abusives de connexion ou de récupération de compte. Dans le mécanisme interne de limitation utilisé par VIF, une empreinte cryptographique dérivée de l'information technique est enregistrée plutôt que l'adresse IP brute dans la table de limitation.
Des journaux techniques peuvent également être produits dans le cadre normal de l'exploitation et de la sécurisation du service.
3. Pourquoi ces renseignements sont-ils utilisés?
VIF utilise les renseignements recueillis principalement afin de :
- créer et administrer les comptes organisateurs;
- créer, configurer et exploiter les événements;
- permettre aux invités de participer aux missions;
- calculer la progression et le classement des participants;
- afficher et gérer les galeries de photos;
- permettre la reprise d'une participation sur un appareil;
- établir et conserver les preuves contractuelles, transmettre les confirmations contractuelles et traiter ou vérifier les paiements;
- répondre aux demandes de soutien;
- prévenir les abus, la fraude et les accès non autorisés;
- modérer ou traiter les signalements de contenu;
- respecter les obligations légales applicables.
4. Cookies et stockage dans le navigateur
VIF utilise certaines technologies nécessaires au fonctionnement de son service.
Cookie de session
Un cookie de session PHP est utilisé notamment pour maintenir la connexion d'un organisateur ou la session active d'un participant. Ce cookie est configuré avec des mesures de protection adaptées, notamment les attributs HttpOnly, Secure lorsque la connexion utilise HTTPS, et SameSite=Lax.
Cookie de reprise d'un participant
Pour permettre à un participant de retrouver sa participation sur le même appareil, VIF peut créer un cookie propre à l'événement contenant un identifiant technique unique.
Ce cookie peut être configuré pour une durée maximale de 400 jours. Il ne contient pas directement le nom, le courriel ou une photo du participant.
L'existence de ce cookie ne prolonge pas la durée de disponibilité d'un événement ou de ses photos.
Stockage local du navigateur
Pour faciliter la reprise d'une session invitée, VIF peut conserver dans le stockage local du navigateur :
- le code de l'événement;
- l'identifiant technique du participant;
- la date et l'heure auxquelles la session a été mémorisée.
VIF peut également enregistrer localement une préférence indiquant que l'organisateur a fermé l'invitation à installer l'application Web VIF.
Ces données peuvent être supprimées par l'utilisateur au moyen des fonctions de son navigateur. Certaines fonctions de reprise de session pourraient alors ne plus fonctionner.
5. Accès aux renseignements et communications
L'accès aux renseignements est limité aux personnes et systèmes qui en ont besoin pour assurer le fonctionnement de VIF.
Selon les fonctions choisies pour un événement, certains renseignements comme le pseudonyme, le pointage ou les photos peuvent être visibles par l'organisateur et par d'autres participants du même événement.
VIF peut également faire appel à des fournisseurs techniques, notamment pour :
- l'hébergement du service;
- le traitement des paiements;
- l'envoi de courriels transactionnels;
- la maintenance et la sécurité de l'infrastructure.
Ces fournisseurs peuvent avoir accès uniquement aux renseignements nécessaires à la prestation de leurs services, sous réserve de leurs propres obligations contractuelles et légales.
Certains fournisseurs peuvent exploiter des infrastructures situées à l'extérieur du Québec. Dans ce cas, les renseignements peuvent être traités dans une autre juridiction et être soumis aux lois applicables dans celle-ci.
VIF peut également communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige ou lorsqu'une telle communication est nécessaire pour protéger ses droits, ses utilisateurs ou la sécurité du service.
6. Durée de conservation des photos et souvenirs
La période de disponibilité des souvenirs dépend de l'offre associée à l'événement.
- VIF Découverte : 7 jours après la date de l'événement;
- VIF Mini : 90 jours après la date de l'événement;
- VIF Événement : 365 jours après la date de l'événement;
- VIF À L’USAGE : 7 jours après la fin de la période d’utilisation tant que l’événement n’est pas payé; après confirmation du paiement, la période de conservation est fixée à 30 jours à compter de la date et de l’heure du paiement;
- VIF Grand : 365 jours après la date de l'événement;
- VIF Business : 365 jours après la date de l'événement.
Pour les offres à durée fixe indiquées ci-dessus, la période est calculée jusqu'à 23 h 59 min 59 s le dernier jour applicable selon l'heure locale de l'événement utilisée par VIF. Pour VIF À L’USAGE, les échéances de conservation sont des instants précis : 7 jours après la fin de la période d’utilisation tant que l’événement demeure impayé, puis 30 jours à compter de la date et de l’heure du paiement lorsqu’il est payé.
Une fois cette période expirée, les souvenirs ne sont plus accessibles dans l'application et les fichiers expirés sont pris en charge par le processus de suppression automatisée de VIF.
Les autres renseignements, y compris ceux liés au compte, aux preuves contractuelles, aux paiements, à la sécurité ou à l’administration du service, peuvent être conservés pendant la durée raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter les obligations légales, comptables ou de sécurité applicables.
7. Sécurité
VIF applique des mesures administratives et techniques visant à protéger les renseignements personnels contre l'accès, l'utilisation, la modification, la divulgation ou la destruction non autorisés.
Ces mesures comprennent notamment des mécanismes d'authentification, le hachage des mots de passe, des contrôles d'accès, des protections de session, la limitation de certaines tentatives abusives et la restriction de l'accès direct aux fichiers privés.
Aucun système informatique ne peut toutefois offrir une garantie absolue de sécurité.
8. Droits des personnes concernées
Sous réserve des conditions prévues par les lois applicables, une personne peut notamment demander :
- l'accès aux renseignements personnels détenus à son sujet;
- la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
- des informations concernant l'utilisation ou la communication de ses renseignements;
- le retrait d'un consentement lorsque ce droit s'applique;
- la suppression ou la cessation de diffusion de certains renseignements lorsque la loi le permet.
Une demande doit permettre d'identifier suffisamment la personne et les renseignements visés. Une vérification d'identité peut être demandée avant de communiquer ou modifier des renseignements personnels.
Les demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels à : Boristahaservices@gmail.com .
9. Plaintes relatives à la confidentialité
Toute personne qui estime que ses renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la présente politique peut transmettre une plainte au responsable de la protection des renseignements personnels.
La plainte doit idéalement décrire la situation, les renseignements concernés et les coordonnées permettant à VIF d'effectuer le suivi approprié.
10. Événements impliquant des mineurs
Certains événements utilisant VIF peuvent inclure des mineurs. L'organisateur de l'événement demeure responsable d'obtenir les autorisations nécessaires lorsque la participation, la prise de photos ou leur diffusion l'exigent.
11. Modifications de cette politique
VIF peut modifier la présente politique afin de tenir compte de changements apportés au service, à ses pratiques ou aux obligations légales applicables.
La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de cette page. Lorsqu'une modification importante le justifie, VIF prendra les moyens appropriés pour en informer les personnes concernées.
12. Nous joindre
Pour toute question concernant cette politique ou le traitement des renseignements personnels :
Abel Boris
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel :
Boristahaservices@gmail.com
Vous pouvez également consulter notre page de contact, nos conditions de vente et d'utilisation et notre politique de remboursement.